Herkauw Monday

Blue Monday. Na de kerst- en oud-en-nieuw feestdagen is er de anti-feestdag. Voor de duidelijkheid: Blue Monday is een bepaalde maandag in het nieuwe jaar en de wetenschap heeft geconstateerd dat we ons dan collectief slecht voelen. Omdat het weer nog niet erg opklaart (hartje winter moet nog komen, dus wat denk je zelf?), omdat op het werk alles gewoon doorgaat ondanks de mooie (jaar)plannen (geen commentaar…) en omdat je eigen goede voornemens nu grotendeels kansloos verloren zijn gegaan of héél veel zwaarder blijken te zijn om vol te houden dan je ooit had en hebt bedacht.

Om die laatste groep mensen een hart onder de riem te steken: hoezeer je deze keer en dit jaar wél je goede voornemens wilt realiseren, er is een kans dat het je niet (allemaal) in 1 keer lukt. Daar heeft de wetenschap namelijk ook een mening over; Google is je vriend voor statistieken en best practices. Dikke kans dat er van je welgemeende Poging vooral Desillusie komt, waarna je met pure wilskracht Continueert en vervolgens (toch nog) Afhaakt. P-D-C-A.

Koeien hebben een manier om hun resultaten steeds een beetje bij te sturen. Het zijn een soort herkansingen voordat ze hun taak compleet en goed hebben uitgevoerd: herkauwen. Het is een deel van het werk van de koe waarbij ze, zeg maar, uitgebreid aan het evalueren is. Ze beoordeelt haar prestaties dusver en bewerkt het product nog eens. Allemaal als integraal onderdeel van het werk en onmisbaar voor het produceren van melk.

Daarom, beste stoppen-met-rokers, stoppen-met-drinkers, gezonder-levers, meer-sporters, minder-stressers, meer-tijd-voor-de-kinders en andere mensen-die-zo-graag-iets-ten-positieve-willen-veranderen, gebruik deze Blue Monday (en andere maandagen) eens om te herkauwen?! Zodat je kunt bijsturen, van tactiek wisselen, andere dingen proberen, en daardoor je doel haalt. Succes allemaal!

Efficiënt probleem

Het nieuwe jaar is er! Vol verwachtingen en mogelijkheden. En met het nieuwe jaarplan! Wat gaan we doen? Volgens de inleiding bereiken we dit jaar Utopia en wordt dat harder werken dan ooit tevoren. We gaan efficiënter werken en daarom staat heel veel tijd, geld en aandacht voor kostenbeheersing gereserveerd. We moeten beter gaan samenwerken. Meer zelf doen, minder inhuren, geen overuren. Meer rapporteren, zodat we strakker kunnen sturen en managen. Scherper onze regels hanteren. Opletten dat we beter inkopen, minder uitgeven. En net als alle vorige jaren mag de klant er niet onder lijden, zelfs niet als we gaan uitleggen dat we minder voor ‘m doen en dat onze prijzen stijgen. Oh, en er zijn ook nog projecten die we moeten absorberen.

Kortom, precies hetzelfde jaarplan als vorig jaar. En ook als het jaar daarvoor en daarvoor… Met precies ook dezelfde aanpak: ieder jaar moet het beter en goedkoper, efficiënter, en daarom gaan we intensiever controleren en sturen. Veel collega’s herkennen de plannen al en niet iedereen kan nog enthousiast worden. Een aantal beweren zelfs dat ze op de middelbare school dit verhaal al hebben gehoord.

Boer Baas loopt nieuwjaarsdag uitgebreid door zijn stallen. Al jaren, omdat hij dan z’n jaarplan bedenkt. Hoe gaat hij meer omzet krijgen, hoe kosten reduceren, hoe meer tijd vrij maken voor projecten en ontwikkelingen? Jaar-na-jaar heeft hij op deze manier bedacht hoe hij het komende jaar projecten en veranderingen kan starten, controles inrichten en bijsturen.

Zo werkte hij jaren om zijn ambitie van groei en winst te realiseren. Alles was gericht op efficiënt gebruik en inzet van mens, dier en andere middelen. Niets mocht nog geld kosten, ook niet als het echt moest. Hij zette controles en controlemiddelen in, zodat hij bij kon sturen als ergens geld mee gemoeid was. Met succes, want de kostenoverzichten kleurden gunstig.  Kostte wel veel tijd, al dat controleren. Tijd die hij niet kon inzetten voor operationeel werk en onderhoud, dus hij moest mensen inhuren. Mensen die hij dan ook weer controleerde, en hun werk ook. Met extra boekhouding en urenverantwoording en extra controle. Steeds nieuwe controles en ingrepen, zodat ze meer tijd kostten dan het werk zelf.

Dat is een tijd zo gegaan. Totdat Boer Baas volledig vastliep in de controles en mensen inhuren om het werk te doen. De resultaten waren nog nooit zo tegen gevallen, het ging eigenlijk steeds slechter met het bedrijf. Hij kon dan ook niet anders dan stoppen, nadenken en zijn bedrijfsvoering omgooien. Bijzonder confronterend en heel ongemakkelijk, maar hij zag (voelde ook wel) dat hij zo niet verder kon, niet meer kon groeien. Terwijl hij toch heel veel ambities had voor hem en zijn bedrijf! Met zijn opgedane ervaring en inmiddels verworven kennis bedacht hij een nieuwe bedrijfsvoering. Dankzij standaardiseren en automatisering hoeft hij nu steeds minder te controleren en (bij)sturen en houdt beetje-bij-beetje steeds meer tijd over. Tijd die hij afgelopen jaren heeft ingezet om de discussies rondom aankomende wetgeving te volgen. Zodoende is hij vrij goed voorbereid – alle administratie is nu al op orde voor de nieuwe eisen. Finance & Control? Check!

Voor z’n vee heeft hij een groeiplan voor de komende 5 jaar “in potlood” klaarliggen en hij weet welke nieuwe rassen hij wil kruisen om eigenschappen te combineren. Hij heeft zelfs al contact gelegd met boeren die het vee van zijn keuze hebben om zijn plannen met hen te overleggen. Tussen het plannenmaken en contacten leggen door heeft hij geholpen met het werk aan z’n stallen, waardoor er geen onderhoud meer ligt te wachten en tegelijk de kosten voor de aannemer laag zijn gebleven. Geld over dus, dat hij heeft gebruikt om alle machines tijdig te laten onderhouden, waardoor ze langer meekunnen. Scheelt weer een smak tijd aan uitzoeken en voorbereiden van de vervanging + door de investeringen uit te stellen blijft z’n cashflow op orde. Wat dan weer een meevaller bij de bank en wethouder opleverde toen hij hen zijn nieuwe investeringsplannen voorlegde.

Deze nieuwjaarsdag is daarom anders, omdat Boer Baas dit jaar voor de eerste keer echt tijd heeft voor zijn jaarplannen-ronde. Eigenlijk heeft Boer Baas een probleem, want wat moet hij nou in z’n jaarplan zetten? Hij kijkt weer rond, terwijl hij met z’n laarzen in de stront staat. Voelt best goed, dit probleem! Bijna als Utopia, maar dan zonder alle controles en sturing.

Eigenvaardigheden

Een foutje. Eigenlijk maar een klein foutje, maar wel heel erg onhandig. Omdat dit precies een druppeltje is in een emmer die nu overloopt. Terwijl er al heel veel aandacht van het management voor ons is. In een periode dat het al zo druk is omdat we al zoveel moeten weten, kennen, kunnen en doen. Zoveel verschillende producten en klanten, met minstens net zoveel afwijkende regeltjes en specifieke uitzonderingen. Het is gevarieerder dan Duitse grammatica!

De hele afdeling was zich van onze situatie bewust. Iedereen lette extra goed op en werkte hard om de voorraad bij te kunnen benen. Nu gaat het mis en dat wordt ons heel duidelijk verteld. Onze hele afdeling krijgt er flink van langs: “hoe moeilijk kan het nou toch helemaal zijn?”, “hadden we nou niet beter na kunnen denken?” en “wat denken jullie dat dat allemaal kost?”.

Grote woorden volgen elkaar in rap tempo op: “ontoelaatbaar”, “kansloos”, “onvoorstelbaar”. We zijn blijkbaar niks (meer) waard en dienen nergens toe. Terwijl we toch zo stinkend onze best hebben gedaan?!! We hebben onze zorgen over de hoeveelheid en gevarieerdheid van het werk geopperd (wat niet best werd ontvangen, we zouden weerstand bieden). Om knelpunten te vermijden hebben we ideeën voor oplossingen aangedragen (niet dat we die terug hebben gezien, of reactie hebben gekregen). Onze bevindingen hebben we terug gekoppeld (wat vooral werd gebagatelliseerd omdat nou eenmaal niet alles op rolletjes kan lopen). Zelfs onmogelijke planningen hebben we geprobeerd te halen door avonden en weekenden over te werken en ander werk op te schorten (wat ons door de klanten niet in dank is afgenomen). Maar nu is het gebouw te klein, deugen we nergens voor en worden we in 1 klap gereduceerd tot het absolute nulpunt. Allemaal en iedereen.

Toen Boer Baas het bedrijf van zijn vader overnam, wilde hij flink doorpakken: meer omzet, meer winst, want er was veel meer uit het bedrijf te halen. Hij begon daarom zijn koeien drie keer per dag te melken (voor kenners: intensief melken) i.p.v. twee keer, wat generaties lang gebruikelijk was geweest. Kort-verhaal-lang: daar heeft Boer Baas heel veel moeite in gestoken voordat het enigszins stabiel en succesvol draaide, maar het systeem donderde vrij snel om toen zijn dames-professionals ziek werden. Te veel risico genomen, koeien overwerkt… Hij kon niet anders dan terug naar iedere dag twee keer melken, precies zoals al decennia lang gebeurde.

Grote tegenvaller dus, voor Boer Baas. “Foutje”, zou je kunnen zeggen. Back to the drawing board: opnieuw nadenken en proberen hoe hij meer omzet en winst kan maken. Dat leidde uiteindelijk tot de aanschaf van een melkrobot. Daar melden de dames zich om gemolken te worden, zonder tussenkomst van de boer. 7×24 uur, het hele jaar door, het is net zoiets als Het Nieuwe Werken. Dat pakt goed uit en de robot is nu al een paar jaar een succes. De koeien komen met hun productie veel vaker langs dan 2 keer per dag, zonder overwerkt te raken. Sommigen wel bijna 3 keer per dag. Sommigen dus, niet allemaal. En dat maakt precies het verschil: de dames bepalen zelf wanneer het zover is, wanneer hun product (volvette melk) af is. Niet langer Boer Baas op het ritme van de klok. En dat levert veel betere opbrengsten op!

De melkrobot van Boer Baas betekent een stal en systeem dat is ingericht om zijn koeien-professionals in hun specifieke competentie(s) te ondersteunen. En dat levert hem harde euro’s op! Ondertussen is het nog steeds heel druk op onze afdeling en zijn we op de oude voet verder aan het werken: zoveel mogelijk- zo goedkoop mogelijk afhandelen. Inclusief alle diversiteit en complexiteit. Niks veranderd, behalve dat we extra werk hebben omdat we “het foutje” moeten rechtzetten en met extra stress omdat we niet nóg een foutje mogen maken.

Daarom wil ik ook een melkrobot: die begrijpt tenminste wat ik bedoel als ik het over verbetermogelijkheden van mijn werk heb.