Maandelijks archief: maart 2014

Nooit te bont

stay up roze gevlekt-42aJoechei, een memo van de baas! Of eigenlijk, van de baas-van-de-baas. Dan moet het wel heel belangrijk en ernstig zijn, dat kan niet anders. Deze baas stuurt immers niet zomaar een memo en zeker niet aan iedereen?! Het is een lang bericht, met een duidelijke kop en dito kont. Er is een voorval geweest en omdat het voorgevallen-voorval “ontoelaatbaar” is, is er nu dus een memo over hoe iedereen zich dient te gedragen.

Alle ontvangers duiken er meteen bovenop en spellen letter voor letter het bericht. Vrijwel tegelijk starten de overleggen. Niet over de inhoud van de memo of het voorgeschreven nieuwe gedrag en de aangekondige consequenties bij overtreding (lees: represailles). Nee, alle aandacht gaat uit naar De Aanleiding voor deze memo. Iedereen weet nl. al lang wie dit is geweest, wat er is gebeurd en wanneer en hoe dat is gegaan.

Geen koe zo bont of er zit wel een vlekje aan. Boer Baas heeft eigenlijk zo vaak wat met zijn professionals te stellen dat het net lijkt of ze zijn memo’s niet lezen. Iedere dag voert hij een soort wedstrijdje met zijn professionals als hij hen van het land afhaalt om gemolken te worden. De meeste dames kennen de routine en lopen bij het zien van de boer al richting de stal. Maar er zijn steevast een paar die links of rechts uit de kudde bewegen – ondanks de (vele) memo’s van Boer Baas om dat weglopen te verbieden. Deze professionals weten allemaal allang over wie het gaat. Naam, toenaam en rugnummer van de wegloop-dames zijn bekend en daarom heeft de rest geen belangstelling voor het memo.

Voor Boer Baas zit er vaak niks anders op dan zichzelf te vermannen, op de wegloper afstappen en zorgen dat hij dan gedaan krijgt wat moet. En nog een keer, en nog een keer, en nog een keer. Net zolang totdat de professional het nare trekje (vlekje) kwijt is en weet hoe het bij Boer Baas in het bedrijf gaat. Geen gemakkelijke opgave om een paar honderd kilo zware professional tegen haar wil in een bepaalde kant op te drijven! Daar zit voor Boer Baas best een risicootje aan, fysiek gezien. Maar als hij uitzonderingen toelaat en de weglopers niet aanpakt, wordt weglopen de nieuwe norm. Wat voor z’n fysiek nog veel riskanter is!

Bij ons leest iedereen de memo heel uitvoerig en nauwkeurig. Op elke slak wordt minutieus zout gelegd. Het lijkt erop dat iedereen er al wat van weet en zo wordt het nog een hele leuke ochtend: schier eindeloze rijen toevoegingen en saillante details brengen het bericht in geuren en kleuren tot leven! Er ontstaat zeer zeker een verandering in ons gedrag, maar vraag is of dat wel het gedrag is dat in de memo bedoeld werd…

Advertenties

Probleemsysteem

stig-farmToen Boer Baas het bedrijf van zijn vader overnam ging hij reorganiseren – eigenlijk zoals iedere nieuwe manager dat altijd doet. Hij had er echt goed over nagedacht en er een hele goede reden voor. In alle jaren dat hij al op het bedrijf werkte, met zijn laarzen en klompen in de modder en poep, zag hij dat de uiers van de koeien ruim voor het melken iedere dag 2x uitpuilden van de overdadige melk-productie. Op zich goed voor de productie, maar dat moest voor die koeien toch wel heel erg oncomfortabel zijn? Het zag er tenminste niet erg prettig uit. Dus als hij nou eens wat aanpaste, wat vaker ging melken, dan was dat voor die koeien vast een stuk prettiger werken en tegelijk voor hem een mooie kans om meer rendement te draaien? Win-win, heel modern!

Goed gezien, dus Boer Baas voerde de productie flink op en ging nu 3x i.p.v. 2x per dag melken. Een stuk intensiever productieritme en de uiers van de koeien waren inderdaad niet meer zo opgezwollen. Het gaf Boer Baas een goed gevoel dat hij de pijn van zijn professionals had verlicht en dat hij daarmee, en passant, het rendement van zijn bedrijf zo gemakkelijk verbeterd had! Lekker bezig, snel verdiend, dus Boer Baas stond te popelen om het volgende probleem ook snel even op te lossen.

Niet lang later was dat volgende probleem er. Boer Baas werd ontzettend moe van het hogere ritme; bijna niet vol te houden. Maar eigenlijk was het vooral nog steeds hetzelfde probleem. Boer Baas had in al zijn frisheid en enthousiasme en door extra hard te werken geprobeerd het bestaande melksysteem te verbeteren. Op zich al heel wat, beter dan niksdoen, maar hij liet daarbij wel de grotere probleem van de samenwerking tussen hem en zijn koeien ongemoeid: dat ze zo verschillen van elkaar. Omdat ze een ander ritme hebben; elkaars taal niet spreken; veel van elkaar weten en kennen, maar elkaar nooit echt begrijpen.

Nog steeds is het melksysteem volledig gericht op de inzet en beschikbaarheid van Boer Baas en niet op het werktempo van zijn professionals. Nog steeds speelt Boer Baas dagelijks de  hoofdrol (nu alleen 3x per dag i.p.v. 2x) bij het melken en hangt alles van hem af. Zonder Boer Baas is er geen productie. Alles is nu wel vaker, heel vaak zelfs, maar niet anders. Omdat het veel meer is lijkt het ook een hele stap, maar eigenlijk heeft Boer Baas helemaal niet zo veel veranderd. Wel harder werken en lopen, maar niet slimmer omgaan met de capaciteit en kwaliteit van zijn koeien.

Moe van maandenlang hard rennen en 3x per dag melken, rustte Boer Baas uit tegen een hek. Door de staldeur voelde hij de opkomende zon op zijn gezicht en kreeg door dat zijn oplossing niet het echte probleem onderving. Het echte werk van koeien is niet het leveren van melk (dat doet Boer Baas), maar het productiegereed maken ervan – herkauwen is hun unieke competentie! Reden dat de koeien dikke uiers hadden en er zo oncomfortabel bij liepen was niet omdat ze te weinig werden gemolken, maar omdat ze teveel tijd hadden om te herkauwen. En precies dat doen koeien het beste op hun eigen manier en in hun eigen ritme, als Boer Baas er helemaal niet bij is.

Nou “alleen nog even” bedenken hoe hij deze competentie van zijn professionals goed kan uitmelken zonder zelf zo hard te hoeven werken…

Baas de baas

425_web-ere-seesaw-par116898We hebben een nieuw MT. Niet een/één nieuwe manager, maar echt allemaal nieuwen. Her-en-der vandaan verzameld en nu bij ons vol enthousiasme binnengekomen en binnengehaald om “de klus” te klaren.

Al in de eerste vergaderingen wil dit MT zich van z’n beste kant laten zien. Het duurt dus niet lang of een nieuwe MT-er gaat ons uitleggen hoe het hoort en vraagt retorisch waarom het nu niet zo is? Zo-hoort-dit en zo-hoort-dat: woord voor woord scoort hij z’n punten. Allemaal terechte opmerkingen, stom eigenlijk dat het er nog niet is…

Voordat Boer Baas de leiding in het bedrijf overnam heeft hij op school fors gestudeerd en geleerd over boeren en bedrijven. Alle (toen) nieuwe ideeën en theorieën zijn uitgebreid behandeld en in tentamens overhoord. Daarnaast heeft hij stages gelopen (zelfs in het buitenland) en zo op andere boerderijen allemaal voorbeelden (best practices) gezien van Het Nieuwe Boeren; bijna nog mooier dan hij op school al had geleerd.

Terug in Nederland en afgestudeerd werd Boer Baas manager van de boerderij die van zijn vader en opa was geweest. Hij kende het bedrijf al zijn hele leven en na al zijn stages wist hij precies wat er allemaal aan ontbrak en miste. Ruimschoots kans om te verbeteren en nou hij de baas was de hoogste tijd om er wat aan te doen!

Helaas. Hoe Boer Baas ook zijn best deed, in zijn bedrijf werkten alle prachtige schooltheorie en buitenlandervaringen niet. De dieren werden massaal ziek, zijn personeel kon daar niet mee omgaan, de productie ging onderuit en het bedrijf liep ernstige schade op. Bijna failliet; dikke tegenvaller voor Boer Baas… Terug naar de basis, precies zoals vader en opa Baas altijd werkten.

Met een gezonde dosis ondernemen (en een forse hoeveelheid geld investeren) is het Boer Baas uiteindelijk alsnog gelukt om zijn doelen te realiseren. Er kwam een hele andere manier van werken. Met een compleet nieuwe, volledig geautomatiseerde melkinstallatie (robot) leveren dezelfde koeien nu, alsnog, echt heel-veel betere resultaten!

Maandagmorgenoverleg op ons werk. We laten de nieuwe MT-er doorpraten en merken dat er wat ruimte valt om te reageren op zijn pleidooi. Veruit het meeste van zijn inkoppers is wat wij ook willen. We grijpen onze kans en geven inzicht in al onze wensen en plannen, kennis en lopende projecten. Wat er nog niet is, van zijn verbazingenlijstje, staat al lang op onze actielijst te wachten. De huidige systemen zijn nl. ongeschikt, maar de vorige MT-er(s) hebben geen prioriteit gegeven aan het verbeteren ervan – was iets met budgetten ofzo.

Maar nu hebben we nieuwe MT-ers en dus nieuwe kansen. Hun visie dat ons werk veel beter kan is precies wat wij nodig hebben en wij zijn daar héél erg blij mee!! Het kan niet anders of zij gaan de juiste besluiten nemen, geld beschikbaar stellen en de systeemaanpassingen doen die wij nodig hebben. Kijk, dán is het ineens heel prettig als een baas het allemaal beter weet. Of denkt te weten…

Het beste paar in de stal

3171QCAlmZL._SL500_AA300_Een koe kan gras en water omzetten in melk, zonder tussenkomst van een boer of ander mens. Een schaap produceert wol, zonder dat een boer of herder daar ook maar het minste aan hoeft te doen. Een dikke vacht die we afscheren om te bewerken en warme kleren van te maken. De boer hoeft ook niet steeds die melk of wol te vragen of erover te drammen, het zit in de genen van de professionals-dieren.

Het beste paard van stal is nog steeds een paard, en geen boer. Boer Baas kan zelf geen melk leveren, of wol. Dat zou wel makkelijk zijn, want een kudde professionals is echt niet altijd even gemakkelijk om mee om te gaan… Op school en in zijn bedrijf heeft hij een heleboel over zijn professionals geleerd. Hoe ze biologisch in elkaar zitten, wat ze zoal nodig hebben en wanneer ze zich het beste voelen. Op school ging dat in hoofdlijnen, voor de hele kudde, met als kanttekening dat geen twee professionals-dames hetzelfde zijn. Daarom weet en kent Boer Baas binnen zijn stal ook de verschillen van alle individuele dames.

Handig, dat soort dingen leren, alleen is het kennis die al zijn kuddeprofessionals ook hebben; ze weten precies wat ze aan elkaar hebben en wanneer! Maar wat de dames-professional niet hebben geleerd (waarom zou je ook, als je zo’n goede professional bent?!) is bedrijfsvoering. Begrotingen, budgetteren, berekeningen voor investeringskredieten, business cases, maandrapportages, stoplichtenoverzichten etc. En eigenlijk vinden de professionals-dames dat ook allemaal maar onzin (‘dat hebben we toch niet nodig voor een goed product?!’). Goed als de boer dat doet en wil doen, maar laat het dan vooral zíjn probleem en werk zijn en niet het hunne! Ze begrijpen zijn taal domweg niet (Mhooooo).

Eerlijk-is-eerlijk, eigenlijk spreekt Boer Baas hun taal ook niet. Niet echt in ieder geval… Hij heeft geleerd over de werkprocessen van herkauwen en weet waarom het belangrijk is voor een goed product – in theorie. Maar, daarnaast heeft hij ook geleerd om zijn bedrijf zo in te richten dat zijn professionals maximaal kunnen presteren. Zodat ze het leuk vinden om te werken. Met altijd ruimschoots plek om rond te lopen, te liggen of rustig in een hoekje te staan. Met altijd vers eten en drinken om op krachten te blijven.

De boer en zijn professionals verstaan elkaar dus niet, maar maken wel samen het bedrijfsresultaat: zonder de dames geen product en zonder de boer geen bedrijf. Onlosmakelijk met elkaar verbonden; een gouden koppel. Met soms (wat meer) een hoofdrol voor de een, dan weer van de ander. Het beste paard van stal is dus helemaal geen paard, maar een paar!

Onveranderd

large_Industriebeeld_productenvertrouwen_nagenoeg_onveranderdMaandagmorgen, 9 uur. Netjes op tijd komt de nieuwe verandermanager op onze afdeling binnen. Hij heeft opdracht om een applicatie uit te rollen. Pardon, te implementeren. Voorheen heette dit een project, maar sinds kort doet die term geen eer meer aan de professionaliteit en kwaliteit van onze organisatie. Entree het verandertraject, met een heus programma en een verandermanager.

Volgens afspraak en agenda gaat de verandermanager aan het werk om ons op weg te helpen met de nieuwe applicatie. Een deel van de collega’s is blij dat er eindelijk wat gebeurt en “die ouwe zooi” vervangen wordt. Anderen zien ook de voordelen en sluiten zich bij hen aan. Dan blijft er een groepje over. Zij zien het nog even niet zo zitten en vragen zich hardop af hoe deze nieuw ontwikkelde applicatie tot stand is gekomen? Wie dat wilde, en waarom? Wie zijn er allemaal bij betrokken geweest, waarom wij niet? En als blijkt dat het een ontwikkeling van bijna een jaar is, waarom wij dan niet (eerder) geïnformeerd zijn?

De verandermanager geeft antwoord op alle vragen. Hij zegt dat hij het begrijpt, maar onze weerstand jammer vindt. Hij legt uit dat het niet nodig is en dat het heel belangrijk is dat we allemaal overtuigd zijn. En dat vindt onze baas en zijn bazin ook, want anders stond hij hier immers niet?

Twee keer per dag heeft Boer Baas in zijn stallen een projectje te managen. Dan verzamelt hij alle professionals voor het melken. Een groot deel van de koeien kent de routine, snapt wat er van hen wordt gevraagd en komt in beweging zodra de boer de stal binnen stapt. Daarmee ontstaat er beweging in de kudde, waardoor een hele groep anderen netjes volgt. Maar er is altijd een groep die liever liggen blijft – allemaal met hun eigen goede reden(en).

Heel gemakkelijk om die groep lekker te laten liggen totdat ze aan de beurt zijn. Boer Baas kan ze toch niet allemaal tegelijk melken, dus waarom zou hij hen storen in hun werk (herkauwen)? Misschien komen ze vanzelf nog wel in beweging? Toch laat hij ze niet liggen. Iedere keer voor het melken haalt hij alle koeien in een hoek van de stal bij elkaar. En daar heeft-ie een goede reden voor: als koeien in beweging komen zullen ze na enige tijd poepen. Als ze dus bijtijds opstaan, hebben ze langer de tijd daarvoor. Dat is handig, omdat ze anders tijdens het melken alles over de boer heen spetteren!

In de aanloop naar het melken heeft Boer Baas dus wat meer werk door alle koeien aan te sporen, maar het levert veel minder shit op tijdens de productie, het melken. Handig voor de boer omdat-ie dan schoon (schoner…) blijft plus minder hoeft op te ruimen, achteraf!

Bij ons op de afdeling is maandagmorgen om half 10 klip-en-klaar dat deze verandermanager helemaal niet zoveel heeft om te veranderen. Er is een nieuwe applicatie, kant-en-klaar. We zijn te laat betrokken en zitten nu met de shit. Net zoals het vorige project en de keren daarvoor. Voor ons helemaal geen verandering dus.

Zie ook Acceptatiemanagement

 

Met dank aan Oscar Jansen, van ACORE-advies. Ons kennismakingsgesprek op de boerderij gaf weer treffende parallellen naar andere organisaties!